Mettre en place votre établissement en 8 étapes

Étape 1 · 2 minutes

Créer votre compte

1. Ouvrez le lien d’activation envoyé par HGA.
2. Saisissez votre nom, votre e-mail et un mot de passe d’au moins 8 caractères. Le code d’activation est déjà rempli.
3. Cliquez sur Create my account.
4. Si un message vous demande de confirmer votre e-mail, ouvrez cet e-mail et cliquez sur le lien.

Résultat Vous arrivez sur votre tableau de bord. Votre niveau est Owner / HR : vous voyez et gérez tout.

Étape 2 · 5 minutes

Ajouter votre logo, votre couleur et vos départements

Où Onglet Branding

1. Collez l’adresse web de votre logo.
2. Choisissez votre couleur principale.
3. Listez vos départements, un par ligne. Le personnel choisit dans cette liste, et chaque superviseur est rattaché à un ou plusieurs d’entre eux.
4. Cliquez sur Save et vérifiez l’aperçu à droite.

Résultat Les pages du personnel, les certificats et le tableau de bord portent votre marque, pas celle de HGA.

Étape 3 · 5 minutes

Donner l’accès à vos chefs de département

Où Onglet Team & access

1. Sous Give access to someone, saisissez le nom de la personne et, si vous le souhaitez, son e-mail.
2. Gardez le niveau Supervisor et cochez son ou ses départements.
3. Cliquez sur Create invitation link.
4. Le lien s’affiche à l’écran : envoyez-le par WhatsApp ou par e-mail. Si vous avez saisi une adresse e-mail, l’invitation est aussi envoyée par e-mail dès que l’envoi d’e-mails est activé pour votre établissement.

Résultat Chaque chef de département choisit son mot de passe et ne voit que son département. Un lien fonctionne une seule fois et reste valable 30 jours.

Conseil Pour donner à un collègue le même accès complet que vous, choisissez le niveau Owner / HR.

Étape 4 · 10 minutes

Adopter vos premières procédures

Où Onglet SOPs

1. Choisissez une procédure et cliquez sur Review & adopt.
2. Lisez-la, puis remplissez Your property details : comment signaler une panne, votre politique de linge, le responsable de permanence.
3. Saisissez le nom de la personne qui l’approuve et cliquez sur Adopt this SOP.

Résultat La procédure affiche désormais vos propres informations. Le personnel peut la lire et la confirmer, et elle compte dans votre score de préparation (readiness).

Conseil Commencez par les procédures qui ont un module de formation : c’est sur celles-ci que votre personnel est formé et vérifié.

Étape 5 · 5 minutes

Faire entrer votre personnel

Où Onglet Invite (link & QR)

1. Chaque département a son propre lien et son QR code.
2. Cliquez sur Share on WhatsApp, ou imprimez le QR code pour le tableau d’affichage du personnel.
3. L’employé saisit son nom et prénom comme sur sa carte d’identité, son poste et sa date d’arrivée, choisit sa langue (français ou anglais) et accepte la notice de confidentialité. Pas de compte, pas de mot de passe.
4. Si vous prévoyez des remboursements HRDC, ouvrez Staff → Staff details (Informations du personnel) et saisissez une seule fois le numéro de carte d’identité de chaque personne, depuis votre dossier RH (ou collez la liste depuis Excel). Le personnel ne le tape jamais lui-même ; vous seul le voyez, et il remplit automatiquement les dossiers HRDC.

Résultat Il arrive dans le bon département et reçoit un code personnel pour revenir plus tard.

Conseil Vos superviseurs ont le même onglet pour leur propre département : ils peuvent faire cette étape eux-mêmes.

Étape 6 · Une minute par jour

Suivre la formation

Où Onglet Quiz to pass (en français : Quiz à réussir)

1. Un module prend 15 à 20 minutes sur un téléphone. Le quiz compte 10 questions et il est réussi avec 7 bonnes réponses.
2. Cet onglet liste toutes les personnes qui n’ont pas encore réussi.
3. Après deux tentatives manquées, le module se verrouille. Le superviseur (ou vous) s’assure que la personne reprend la leçon, puis clique sur Allow 2 new attempts.

Résultat Vous savez à tout moment qui est formé et qui ne l’est pas.

Étape 7 · 15 à 20 minutes par personne, une fois par semaine

Vérifier la pratique et délivrer le certificat

Où Onglet Practice checks to do (en français : Contrôles pratiques à faire)

1. Réussir le quiz ne donne pas encore de certificat.
2. Les contrôles sont groupés : une fois par semaine (pour un nouveau valet ou une nouvelle femme de chambre, en fin de semaines 1, 3 et 4), le superviseur clique sur Group check (Contrôle groupé) à côté du nom de l’employé et l’observe faire une chambre.
3. Sur le téléphone, chaque module réussi depuis le dernier contrôle apparaît avec ses 5 étapes. Cochez les étapes que vous voyez. Un module dont les 5 étapes sont cochées passe sur Valider ; choisissez Besoin de plus de pratique avec une courte note si nécessaire ; laissez Pas vu aujourd’hui pour un module à contrôler la prochaine fois. Cliquez ensuite sur Enregistrer le contrôle groupé.
4. Aucun module ne devrait attendre plus de 14 jours après son quiz. Une personne qui attend plus longtemps apparaît en rouge, et la vue d’ensemble la signale sous To do now (À faire maintenant). Open check à côté d’un module reste possible pour un contrôle ponctuel.

Résultat Le certificat est délivré à ce moment-là, avec le nom du superviseur. L’employé peut l’ouvrir et le télécharger.

Étape 8 · 2 minutes

Conserver les preuves

Où Onglet Overview

1. Sous Audit & HRDC evidence, choisissez les dates et cliquez sur Evidence report (PDF).
2. Download CSV donne les mêmes données pour un tableur.

Résultat Un seul document montre qui a été formé, sur quelle version de chaque module, et qui a vérifié la pratique. Il est conçu pour appuyer les audits de labels et les demandes de financement de la formation ; vérifiez les exigences exactes auprès de chaque organisme.